Gmail: verwijderen en archiveren in de map "alle mail"
Op de computer-lijst van Women on the Web kwam de volgende vraag binnen:
Help, mijn mailprogramma doet iets raars!
Ook al verwijder ik berichten uit gmail - deze berichten blijven in outlook express onder het koje gmail - alle berichten - gewoon staan! Als ik ze daar uit verwijder komt er een streep door het bericht te staan met een rode kruis maar definitief verwijderen lukt niet.
Het volgende antwood hielp de vragensteller verder:
Je outlook is gelukkig niet aan het spoken, maar reageert zoals verwacht.
Om te begrijpen waarom je outlook zo reageert, moet je wat meer wetenover de filosofie van Gmail. Twee dingen zijn erg van belang:
- Gmail kent geen mapjes, zoals wij van oudsher gewend zijn in mailprogramma's, maar kent tags
- Google is verzot op informatie en heeft heel veel schijfruimte beschikbaar. Never delete a mail, is dan ook hun uitgangspunt.
Wat is nu de consequentie van deze twee kenmerken?
Door puntje 1 bestaat je mail bij gmail uit één grote bak met mailtjes,ongesorteerd. Dit mailtje dat ik nu stuur, zit dus in mijn mailbox inprecies dezelfde bak als het mailtje dat jij stuurde aan de lijst (de bak: 'alle mail'). Gmail hangt vervolgens tags aan de mail om het de gebruiker mogelijk te maken selecties te maken. Aan de mail die ik van jouw ontving hing de tag 'wow-comp', aan deze mail die ik nu verstuurkomen twee tags te hangen: 'verzonden' en 'wow-comp'. Hierdoor kan ik deze mail terugvinden via 'verzonden' en via 'wow-comp'.
Google kan dit in hun eigen online omgeving allemaal prima ondersteunen (en als gmail je enige adres is, adviseer ik ook altijd om outlook express de deur uit te doen en over te gaan op gmail-offline), maar de gewone ouderwetse mailprogramma's werken niet zo.
Daar heeft google natuurlijk weer een oplossing voor bedacht: wanneer jij jouw gmail ophaalt in je mailprogramma, zorgt google ervoor dat de tags van google mapjes worden. Daardoor kun jij werken zoals je altijd al gewend was. Het nadeel is wel dat die ene mail die ik nu stuur, dan ineens 2 keer wordt opgeslagen (zowel in wow-comp als in verzonden) en het dus ineens 2 x zoveel schijfruimte kost op mijn eigen pc dan dat het bij google zou kosten.
Hiermee komen we op puntje 2: het archiveren. Die mail wordt in mijn outlook zelfs niet 2 keer opgeslagen, maar 3 keer: namelijk ook in de map 'alle mail'. Google houdt niet van deleten, deleten doe je alleen met spam. Alle andere mail archiveer je. Dit betekent niet dat mail in je inbox in de weg moet blijven staan, maar het betekent wel dat de mail bereikbaar blijft via de zoekmachine en de tags die eraan hangen. Op de website van gmail vind je daarom boven en onder je mail een dikgedrukte eerste knop archive, en zit 'delete' verder naar achteren verstopt.
Wat doet gmail dan concreet met de knop archive? Alle binnenkomende mail krijgt automatisch de tag inbox. Met archive wordt die tag inbox verwijderd,waardoor de mail uit je inbox verdwijnt.
Wat betekent dit nu in combinatie met elkaar?
Het resultaat is dat je een grote bak met mails hebt. Een deel van die mails heeft tags aan zich hangen, een deel niet. Via de webapplicatie van gmail kun je via 'alle mail' en uiteraard via de zoekfunctie, alle mail terugvinden: tags of niet. Omdat google wil dat je ook in je reguliere mailprogramma bij al die mail kunt, maakt google een mapje aan 'alle mail' en daar komt dus al je mail in terecht.
Terug naar jouw probleem:
Je verwijdert een mail uit gmail, maar ziet die nog steeds in alle mail in je outlook. Dat klopt. Waarschijnlijk verwijder je niet, maar archiveer je.
Stel, je gebruikt wel de deleteknop, dan nog is de mail niet meteen verwijderd. Gmail bewaart verwijderde mail automatisch voor 30 dagen (je zou maar eens een foutje gemaakt hebben). Die mail die jij rood doorstreept ziet, verdwijnt dus als het goed uit uiteindelijk wel,maar dan pas 30 dagen nadat jij op delete hebt gedrukt.
Hoe los je dit nu op?
Er zijn meer wegen naar Rome. Zoals gezegd: is gmail jouw enige adres, dan zou ik, zeker als je outlook express gebruikt (microsoft heeft dit inmiddels in vista vervangen door een ander product en ondersteunt dus nog maar beperkt) overstappen op gmail offline. Log daarvoor in op gmail, ga naar de instellingen van je account en dan het tabblad offline. Vink aan dat je op je pc gebruik wilt maken van offline mail en geef verdere instellingen op. Offline mailgebruikers werken altijd via de webinterface van google, met dat verschil dat google een kopie van alle spullen op jouw pc opslaat, zodat je ook zonder internetverbinding er bij kunt. Stel je werkt zonder internetverbinding en je verstuurt een mailtje, dan zet google die mail klaar en zodra er verbinding is met internet, verstuurt hij dit dan voor je.
Wil je toch gebruik blijven maken van outlook express, bijvoorbeeld omdat je daarin meerdere adressen gebruikt dan kun je twee dingen doen: de eerste is natuurlijk: het gewoon laten zoals het is (dat is de optie die ik heb gekozen). Nu je wat meer begrijpt hoe het in elkaar zit en waarom je mailprogramma reageert zoals het doet, kun je er bewust gebruik van maken. Ik open mijn map 'alle mail' zelden, maar als ik op zoek ben naar een oude mail, dan open ik de map wel en gebruik ik de zoekfunctie op die map.
Andere mogelijkheid is om ervoor te kiezen om de map 'alle mail' niet mee te synchroniseren in je outlook express. Je gebruikt IMAP en dan kun je ervoor kiezen welke mappen je wel en welke je niet synchroniseert. Dit betekent concreet dat je dan via je outlook express omgeving mails zonder tag niet meer terug kunt vinden. Nieuwe mail krijgt automatisch de tag inbox (tenzij je in je filters bij gmail hebt ingesteld dat mail meteen gearchiveerd moet worden), dus zie je via je inbox en verder zijn er natuurlijk de tags die je zeer waarschijnlijk gebruikt om bijvoorbeeld mailinglijstenmail bij elkaar te groeperen etc. Je ziet dus al je mail behalve je archief.