Huishoudelijk regelement
Huishoudelijk Reglement vereniging Women on the Web-NL
Dit HRR is goedgekeurd door de ALV in maart 2001.
Er zal in de ALV in april 2006 een aanpassing worden voorgesteld.
Artikel 1 Taken Bestuursleden
Artikel 2 Samenstelling Bestuur
Artikel 3 Werkwijze Bestuur
Artikel 4 Geldelijk Beheer
Artikel 5 Informeren Leden
Artikel 6 Privacy
Artikel 7 Vrijwilligers
Artikel 8 Opzet Nieuwe Mailinglijst
Artikel 9 Charter Mailinglijst
Bijlage A: Vrijwilligersregelement
Bijlage B: Mailinglijsten regelement
———————— TAKEN BESTUURSLEDEN
- De voorzitter vertegenwoordigt in beginsel het bestuur. In geval van een duo-voorzitterschap vertegenwoordigt de externe voorzitter het bestuur bij externe contacten en vertegenwoordigt de interne voorzitter het bestuur bij interne aangelegenheden, waaronder het leiden van de bestuursvergaderingen en de Algemene Ledenvergadering.
- De penningmeester vertegenwoordigt in beginsel het bestuur bij financiële kwesties. De penningmeester draagt zorg voor alle financiële handelingen en de ledenadministratie en voor de doorvoering van wijzigingen bij de instantie waar de financiele middelen zijn ondergebracht. Deze zaken kunnen worden gedelegeerd onder verantwoording van de penningmeester. De penningmeester tekent declaraties en is gemachtigd tot het betalen van facturen. Declaraties van de penningmeester worden getekend door de interne voorzitter.
- De secretaris vertegenwoordigt in beginsel het bestuur bij alle correspondentie, zowel intern als extern. Verder draagt de secretaris zorg voor o.a. het archiveren van correspondentie, het notuleren van de vergaderingen en noodzakelijke wijzigingen bij de Kamer van Koophandel. Deze zaken kunnen worden gedelegeerd onder verantwoording van de secretaris.
———————— SAMENSTELLING BESTUUR
- Het bestuur bestaat zo mogelijk uit zeven personen. Dit aantal wordt voorafgaand aan iedere bestuursverkiezing door de ALV vastgesteld, conform het bepaalde in de statuten.
- Het bestuur kan aspirant-bestuursleden in de gelegenheid stellen om mee te draaien met het bestuur. Deze aspirant-bestuursleden hebben in deze kennismakings- c.q. inwerkperiode geen stemrecht, maar participeren wel in uitvoerende taken en vergaderingen en nemen deel aan de mailinglijst van het bestuur. Het zittende bestuur blijft verantwoordelijk.
- Het aantal aspirant-bestuursleden zoals bedoeld in artikel 1.1 is door de ALV vastgesteld op maximaal vier tegelijkertijd.
- Ieder aspirant bestuurslid ontvangt voor de eerste kennismaking met het bestuur de statuten, het laatste jaarverslag en dit huishoudelijk reglement van de (intern) voorzitter. Daarnaast wordt het aspirant bestuurslid door één der bestuursleden uitvoerig geïnformeerd over de activiteiten en de tijdsbesteding die van een bestuurslid worden verwacht.
- Kandidaat-bestuursleden moeten zich schriftelijk melden bij de secretaris, en zich tevens schriftelijk bereid verklaren hun eventuele benoeming te zullen aanvaarden.
- Na de Algemene Ledenvergadering dragen de afgetreden bestuursleden hun mandaat en de onder hen berustende bescheiden terstond aan de secretaris over, dan wel het langst zittende bestuurslid. Ook wordt de deelname aan de bestuurslijst terstond beëindigd.
———————— WERKWIJZE BESTUUR
- De (interne) voorzitter bepaalt in overleg met de overige bestuursleden wanneer de bestuursvergaderingen gehouden zullen worden.
- Het bestuur vergadert in beginsel eens per maand. De interne voorzitter is verplicht een bestuursvergadering te beleggen wanneer tenminste twee van de bestuursleden dit verlangen. Indien het bestuur bestaat uit minder dan vier personen, kan elk bestuurslid dit bepalen.
- De secretaris stelt in overleg met de (interne) voorzitter de agenda voor de bestuursvergaderingen vast. De overige bestuursleden hebben het recht andere door hen voor bespreking wenselijk geachte punten ter toevoeging aan de agenda te zenden aan de secretaris.
- Buiten de bestuursvergaderingen om communiceren de bestuursleden door middel van een mailinglijst, verder te noemen . bestuurslijst’.
- Op de bestuurslijst kunnen voorstellen worden besproken en kunnen hierover besluiten worden genomen. Hiervoor worden bestuursleden geacht binnen twee werkdagen te reageren op deze voorstellen. Bestuursleden die niet binnen twee werkdagen reageren worden geacht in te stemmen met een voorstel, dan wel de beslissing aan de overige bestuursleden te laten.
- Indien één der bestuursleden aangeeft een bepaald voorstel niet op de bestuurslijst te willen afhandelen, dan wordt dit punt tijdens de eerstvolgende bestuursvergadering afgehandeld. Er kan dan geen beslissing op de bestuurslijst plaatsvinden met betrekking tot dit voorstel.
- Bestuursleden worden geacht op werkdagen minstens eens per 24 uur de mail van de bestuurslijst te lezen.
- In het geval dat een bestuurslid (op werkdagen) niet kan deelnemen aan de bestuurslijst, dient zij dit terstond te melden op de bestuurslijst dan wel dit op eventueel andere wijze kenbaar te maken aan de (interne) voorzitter en bij haar afwezigheid aan een ander bestuurslid.
———————— GELDELIJK BEHEER
- De contributie over een verenigingsjaar wordt vastgesteld in de Algemene Ledenvergadering en door het bestuur als volgt gepubliceerd: op de website van de vereniging en via mail aan de leden (zowel betalend als niet-betalend).
- De penningmeester maakt een ontwerpbegroting op voor het volgende jaar, die na goedkeuring door het bestuur ter kennis van de leden wordt gebracht. De begroting wordt op de Algemene Ledenvergadering ter goedkeuring en vaststelling aangeboden.
- Na afloop van het verenigingsjaar sluit de penningmeester de boeken af. Zij maakt een conceptbalans en rekening en verantwoording op, die na goedkeuring door het bestuur ter kennis van de leden wordt gebracht. Een en ander wordt tijdens de Algemene Ledenvergadering na goedkeuring definitief vastgesteld.
———————— INFORMEREN LEDEN
- Notulen van bestuursvergaderingen worden alleen op uitdrukkelijk verzoek per e-mail verzonden aan betalende leden.
- Betalende leden ontvangen zondermeer per e-mail de notulen van de Algemene Ledenvergadering.
- Mail die is bestemd voor de ALL-lijst wordt door de lijstbeheerder van de ALL-lijst alleen doorgestuurd indien hiervoor uitdrukkelijke toestemming is verkregen van een daartoe gedelegeerd bestuurslid.
———————— PRIVACY
- Gegevens van ledenlijsten en mailinglijsten zijn uitsluitend beschikbaar voor administratieve doeleinden. Alleen het bestuur kan in voorkomende gevallen besluiten of de lijst of delen ervan beschikbaar worden gesteld aan derden.
———————— VRIJWILLIGERS
- Een vrijwilligersreglement maakt als bijlage onderdeel uit van dit Huishoudelijk Reglement.
- In het vrijwilligersreglement worden rechten en plichten van de vrijwilligers vastgelegd.
———————— OPZET NIEUWE MAILINGLIJST
- Het onderwerp moet relevant zijn voor de vereniging en/of haar leden.
- Het idee voor een nieuwe mailinglijst moet worden voorgelegd aan het bestuur. Dit mag via de DenkTenk-mailinglijst, of rechtstreeks aan een van de bestuursleden.
Het bestuur bespreekt het voorstel en laat aan de initiatiefneemster binnen drie werkdagen horen of er bezwaren zijn. In dat geval wordt gezamenlijk bekeken of er een andere vorm is die niet op bezwaren stuit. - Voor het opzetten van een nieuwe mailinglijst zijn tenminste 25 start-abonnees nodig: aanmeldingen om bij aanvang van de lijst hieraan te willen deelnemen. Bij accoordverlening door het bestuur kan worden gestart met het werven van abonnees voor de nieuwe lijst. De initiatiefneemster schrijft hiertoe een voorstel met de redenen om een nieuwe lijst te beginnen, de onderwerpen die op de lijst besproken zullen worden en een oproep aan belangstellenden om zich binnen drie weken bij de initiatiefneemster aan te melden. Zij post dit bericht op de volgens haar relevante lijsten.
- Ook te starten mailinglijsten moeten worden beheerd door een technisch beheerder en een moderator. In principe zijn dit twee personen. In afwijkende gevallen beslist het bestuur.
- De moderator wijst deelnemers wanneer dat nodig is op de geldende regels (netiquette).
Technisch lijstbeheerder is een functie die alleen vervuld kan worden door iemand die door de eigenaar van de mailserver waar de lijst gaat draaien aanvaard wordt. De voorgedragene moet in staat zijn om dagelijks de technische kant van de lijst af te handelen. De technisch beheerder gaat deel uitmaken van het mailinglijstbeheerders-team. Binnen dit team wordt een actieve houding van haar verwacht (bijvoorbeeld meedenken over problemen die andere teamleden aandragen en bereid zijn bij afwezigheid tijdelijk een lijst van een andere beheerder erbij te doen). - Bij voldoende start-abonnees stuurt de initiatiefneemster bericht aan het bestuur. Het bestuur dient een verzoek in bij de eigenaar van de mailserver (meestal een sponsor) tot het oprichten van de nieuwe mailinglijst. In overleg met de initiatiefneemster, het bestuur en de eigenaar van de mailserver wordt de naam en het prefix van de nieuwe lijst vastgesteld.
- Iedereen die zich abonneert op een mailinglijst van Women on the Web krijgt automatisch een welkomstbericht. Voor iedere nieuwe lijst moet zo’n bericht worden opgesteld. Dit wordt in eerste instantie door de initiatiefneemster gedaan, in overleg met het bestuur, of een door het bestuur gedelegeerd persoon.
- Als aan alle voorwaarden is voldaan kan de lijst van start.
- In gevallen waarbij niet aan de voorwaarden kan worden voldaan, wordt overlegd met het bestuur. Het bestuur kan te allen tijde besluiten dat de lijst toch gestart kan worden.
- Het is niet toegestaan om buiten de vereniging om een mailinglijst op te zetten waarin de naam van de vereniging of verwijzingen daarnaar zijn opgenomen, tenzij het bestuur van de vereniging hiertoe uitdrukkelijke toestemming heeft verleend.
———————— CHARTER MAILINGLIJSTEN
- Een charter maakt als bijlage onderdeel uit van dit Huishoudelijk Reglement. In het charter worden rechten en plichten geregeld van de deelnemers aan de mailinglijsten van de vereniging.